PROGRAMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS.
FUNDAMENTO JURÍDICO
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos, administrada por la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, como en las que en el futuro se puedan establecer, por parte de los encargados y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen datos personales de la empresa.
CONTENIDO DE LA POLÍTICA
Principios:
En el tratamiento de datos personales que realiza la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S – ADPHOR SAS se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial el artículo 4° de ley 1581 de 2012. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
● Legalidad: se refiere la presente a que esta ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
● Finalidad: obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
● Libertad: solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
● Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
● Transparencia: garantizar el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
● Acceso y circulación restringida: se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
● Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
● Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.
CONSULTA DE LA POLÍTICA.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en la oficina Centro Comercial Centro Uno – Quinto piso OF 503 o mediante solicitud por el correo coordinacionph.adphor@gmail.com y demás medios idóneos de divulgación.
CATEGORÍA Y CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordenan en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme al artículo 8° de
la ley 1581 del 2012, señala los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de la empresa.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, por parte de
los titulares de los datos personales para su tratamiento.
- Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos
personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder y conocer en forma gratuita sus datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley.
- Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular de los datos personales.
- Los causahabientes del titular de los datos personales.
- El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS NIT 900.312.242-1
Representante legal ANGÉLICA CASTILLA RODRÍGUEZ
Ubicación Cartagena de Indias (Bolívar)
Código: PDP_D 01 Versión: 001 Elaboró: Coordinación PH Reviso: Aprobó: Gerencia ADPHOR
Dirección Centro Comercial CENTRO UNO – 5.º piso OF 503 Contacto telefónico 301 1516878 – 312 6704278
Correo electrónico coordinacionph.adphor@gmail.com
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Teniendo en cuenta que el artículo 23 del Decreto 1377 del 2013 establece que: “Todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.”
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, garantiza la eficacia permanente y el cumplimiento a la norma desarrollando el plan de supervisión y revisión anual en cabeza de la Coordinación de PH, como responsable de control interno, a quien se asignan las funciones de “oficial de protección de datos personales” y se encarga de:
1. Supervisar, evaluar y revisar su programa anualmente para asegurar que siga siendo pertinente y eficaz.
2. Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
3. Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
4. Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
5. Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
6. Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
7. Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
8. Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
9. Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
10. Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
11. Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
12. Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
13. Integrar las políticas de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y
gestión de proveedores, etc.).
14. Medir la participación, y calificar el desempeño de los empleados, que se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
15. Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales
16. Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
17. Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la SIC.
18. Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, solicitará a los titulares, para el tratamiento de sus datos personales, su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de esta para los efectos legales.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará, cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
Para obtener la autorización del tratamiento de datos personales, la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS utilizará formatos físicos y/o digitales que permitan por parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, la empresa cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual la empresa continúa tratando los datos personales para los fines sobre los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD
El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales la empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:
- Ejecutar las actividades propias de la empresa para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base en la que reposan los Datos Personales.
- Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
- Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por la ley.
- Registrar la información de clientes, empleados, exempleados, contratistas y proveedores activos en las bases de datos, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
- Para verificación de referencias de empleados, exempleados, contratistas y proveedores activos e inactivos en las bases de datos.
- En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
- Atender derechos de petición.
- Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
- Realizar encuestas relacionadas con los servicios de la empresa.
- Entregar información a entes certificadores de calidad sobre contratistas y/o empleados.
- Entregar información a auditores externos para procesos de licitación y/o contratación.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S – ADPHOR SAS, almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS, actualizará de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado por la ley.
AVISO DE PRIVACIDAD.
La empresa ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS para dar a conocer la Política de tratamiento y protección de datos personales; utiliza medios como el correo electrónico, solicitud directamente a la empresa y mediante avisos de privacidad, donde pondrá a disposición del titular interesado, acceder a su política por medio de un enlace de una página web o la nube y de una cuenta de correo.
OBLIGACIONES.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la empresa
ADMINISTRADORES DE PROPIEDAD HORIZONTALES S.A.S. – ADPHOR SAS. Las obligaciones por seguir contemplan los siguientes criterios:
1. La empresa se ciñe a los parámetros establecidos por la Ley 1581 de 2012 en especial en la protección de datos personales públicos y privados, el respeto al derecho prevalente de niños, niñas y adolescentes, así como en los principios de legalidad de los datos sensibles de las personas que sean susceptibles de ellos.
2. Los datos que se recopilan en la empresa podrán ser consultados por las autoridades nacionales previa orden y/o por las personas a quienes los titulares de dichos datos autoricen.
3. El Tratamiento de los datos personales recogidos, obedece a una finalidad legítima, la cual es informada al Titular por parte de la empresa.
4. La empresa garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de este. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
5. Los datos personales recolectados por la empresa se almacenarán únicamente por el tiempo en que permanezca la relación contractual y por las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
6. El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
7. La empresa garantizará como responsable del tratamiento de datos personales, demostrar la existencia de los datos que le conciernen en el momento en el que el titular de estos lo requiera, o las autoridades bajo previa orden.
8. La información sujeta a Tratamiento por la empresa debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
9. La información sujeta a Tratamiento por la empresa, será protegida con el uso de procedimientos técnicos y humanos de seguridad, por parte del responsable del manejo de datos personales y los encargados serán capacitados, previo acuerdo de confidencialidad.
10. Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en el Tratamiento de datos personales de la empresa están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.
11. Todos los formatos físicos o digitales que se encuentren en páginas web, aplicaciones móviles, chat y videochat de la empresa, así como la recepción de llamadas telefónicas donde se capturen datos, deberán contener la autorización para el tratamiento de datos personales.
12. Todo encargado de la información personal que, con ocasión de la actividad que desempeñe en la empresa, estén a cargo de recibir base de datos o archivos, tienen la obligación de conservarlas siguiendo los parámetros que se establecen en la ley 1581 del 2012 por el tiempo en que permanezca la relación contractual y por las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
13. La empresa prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal.
14. El acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría, será informado al responsable, con el fin de que este proceda a eliminarlo de manera segura.
15. La empresa prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegaré a hacer respecto de los datos de los menores, se aseguran los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos, la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.